清代文官的任用制度，有这样几个基本点：
1、从理论上讲，清代全部文官的任用权都属于皇帝。
2、但在实际上，除特殊情况外，皇帝只是直接下旨任命二品以上大员和少数重要官员（如学政、各省按察使）。
3、通过其他方式任命的官员，须由吏部或各衙门长官引见皇帝，通过这种程序来体现皇帝对这些官员的任命权。
4、相当一部分中低级官员通过吏部铨选（吏部铨选另设专题阐述）任命。
5、部分中低级官员通过吏部或各衙门长官、或各省督抚提名，经皇帝批准的程序任命。
6、各衙门长官和各省督抚提名任用的官员，须由吏部审查资格；原则上，资格不符的人员不能任用。如果资格不符而提名者坚持应予任用，可上奏皇帝说明理由，由皇帝裁决。
下面分皇帝特旨任命、京官任命和外官任命三个题目阐述：
一、特旨任命
大学士、尚书、左都御史、侍郎、翰林院掌院学士、总督、巡抚、学政、布政使、按察史有缺出，不俟吏部开列具题，即由皇帝发布特旨补放。
二、京官任用
（一）自大学士至京堂（在京各衙门堂官）等高级京官的任命
如上所述，大学士、尚书、左都御史、侍郎、翰林院掌院学士等高级京官，本由皇帝特旨任命，但如果皇帝没有特旨发布，则由吏部开列符合资格者的名单，请旨任用。其他京堂以上高级京官，只要皇帝不发布任命特旨，均由吏部开列符合资格者名单，请旨任命。吏部开列拟任用官员名单的资格顺序是：应转、应补、应改、应调、应升、其次应升。
（二）在京各衙门司官和小京官的任用
在京各衙门的司官和小京官官缺，分为拣选缺、推授缺、留题缺、留补缺和（铨）选缺，遇有缺出，各按相关制度任用官员补缺。具体规定如下：
1、拣选缺空出，由吏部从符合资格的人员中挑选，引见皇帝后任命。如满、蒙国子监司业有缺空出，从应升官员中拣选正、陪二人，引见补授；汉钦天监正有缺空出，由本衙门拣定一人，交吏部具题，请旨补授。
2、推授缺空出。在符合资格人员中推资深者，交吏部引见补授。如翰林院侍读学士、侍讲学士、詹事府左右庶子缺出，都察院六科给事中、十五道监察御史全部皆引见，候旨任命。
3、题缺空出，由本衙门堂官拣选应升人员正陪二人奏升，咨吏部审查资格后，自行引见补授，得旨则授官。应升人员拣选制度，京察一等官员优先；如无人，则以次拣选其他人员。但京察三等及试俸未满者，满洲人员亲服未满二十七月者，不列入应升。
4、留补缺空出，由本衙门堂官拣选应补人员奏补，咨吏部审查资格后自行引见补授，得旨则授。
5、（铨）选缺空出，经吏部铨选任用。所谓（吏部）铨选，即由吏部对各“班”人员审查资格、资历，按资历派出顺序，依据照有关制度任命他们出任京、外各选缺官职（铨选制度另设专题阐述）。司官、小京官除前述拣选、推授、留题、留补缺外，其他为选缺。有选缺空出，由各衙门咨请吏部铨选任命；留缺空出如本衙门无合例堪补之人，也咨吏部铨选。
6、有部分小京官通过考试授官，如满顺天府教授、训导等。
三、外官任用
（一）各省总督、巡抚、布政使、按察使有缺位空出，一般由皇帝发布特旨补授；如皇帝不发布相关特旨，则由吏部开列应补、应改、应升之员名单，具题请旨任用。
（二）盐运使司通过请旨任命。盐运使为请旨缺，缺出，或由军机处开列俸深（资历深）的道员、知府各10人的名单进呈皇帝，由皇帝从中选择特授；或由吏部开列在部候补之盐运使及应升之知府的名单，奏请皇帝简放。
（三）道员、知府的任用。全国各种道员（分守道、分巡道、兵备道、粮储道、河道、海关道等）和知府的缺位，被划分为六类：请旨缺、拣补缺、题缺、调缺、留缺、选缺等六类。有缺空出，视其缺类所属，通过不同的方式任用。分述如下：
1、请旨缺。如直隶的永定河道、霸昌道、天津道、大名道，如保定府、承德府、永平府、河间府、天津府、宣化府等道、府，属于请旨缺。遇有缺位空出，皆由军机处以奉旨记名之员进单请旨（注：“记名”是一种制度，即官员因资深、劳绩、考核优异等原因，经吏部或上司奏准，奉旨予以记录，以备遇有机会优先或破格任用）。
在这些“记名”人员中，曾在外官任上（因劳绩）引见和京察一等（“京察”是京官考察制度，另设专题阐述）引见交吏部记名的应升道府之员，以及因俸满（任职期满）记名的都察院六科给事中，以繁缺道员任用；因俸满（任职期满）记名的都察院监察御史、六部郎中，以繁缺知府任用；在吏部候补班内的原来属于补用请旨缺的人员，丁忧起复、降革原案开复人员，皆预期知照军机处，遇有请旨缺空出，一起开列名单进呈皇帝；原来属于应补用请旨缺的人员，告病告养按照制度规定应在销假后补原缺者，亦预期知照军机处，遇有应坐补之缺空出，一体开列名单进呈皇帝。
2、拣补缺。如直隶热河道、口北道、吉林道、山西归绥道等，如果缺位空出没有特旨任用官员，由吏部轮流将各衙门拣选的京察一等满蒙郎中和各督抚保送的大计卓越满洲道（“大计”是外官考核制度，另设专题阐述），引见补授。
3、题缺。如直隶津海关道、通永道、清河道，如直隶正定府、大名府，遇有缺位空出，由本省督抚以应调应升之员拣选题准皇帝补授。
4、调缺。如奉天东边道、湖北汉黄道、新疆迪化道，如新疆迪化府、伊犁府、广西太平府等，遇有缺位空出，由本省督抚以应调之员拣选调补。如全省范围内没有堪调之员，才允许申请挑选应升官员补用。其奉天东边道一缺，每次缺出，由奉天将军等咨会北洋大臣直隶总督，于奉天、直隶两省现任道员中各得举一员，请旨简调。
5、留缺。凡选缺的官员被升、调，所空出的缺位例准督抚提名（经皇帝批准）任用人员补缺，称“留缺”。遇有道、府留缺空出，将以下几类人员合为一班，以次补用：（1）奉旨命往委署试用（这一缺位）者；（2）经督抚奏准正在试用（这一缺位）者；（3）告病告养起复、降革开复引见发往原省者；（4）钱粮（亏空受到处分）开复留省补用者；（5）曾经署理道、府而没有实授者。
6、选缺。以上5种外，均为选缺。遇有缺位空出，由经吏部铨选确定的人员补授。
此外，其奉旨命往补用及督抚奏准补用者，无论题缺、调缺、选缺，皆准酌量补用。
（补充：清初，京官外放道府，督抚察其才不胜任，疏请调京任用。乾隆初，有廷臣言“弃废之人，不宜复玷曹司”，“嗣是外官才力不及者，但有休致、降补，无内用矣。”——《清史稿·选举五》）
（四）厅、州、县。
1、拣选缺。在理事同知、通判缺中，除山西丰镇厅等五厅为题缺、调缺外，余皆为拣选缺。其任命，由吏部行知内阁、部、院各衙门，于京察一等之小京官、笔帖式内保送，由吏部奏派拣选引见，记名注册，每出一缺，以十人引见请旨简任（上次记名后有奉旨记名者，一并引见）。州县缺中，有奉天复州等四缺为拣补缺，由吏部将投供应拣人员奏派拣选，引见补授。
2、题缺。各省直隶厅同知、海防同知、海防通判、府佐贰同知、府佐贰通判、直隶州知州（如直隶遵化州、易州、冀州、深州、定州）、知州（如直隶平泉）、知县（如直隶滦平、丰宁、建昌、赤峰、朝阳、永年）均有题缺，这类缺出，均由各该省督抚以应升、应调之员题请皇帝补授。
3、调缺。各省直隶厅同知、厅同知、府佐贰同知、府佐贰通判、直隶州知州、知州、知县均有调补缺。这类缺出，由督抚在全省同等品级的官员中拣选调用。顺天府所属各缺，由直隶总督和顺天府尹会同酌调；奉天府所属各缺，由府尹酌调。
4．留缺。同知、通判、直隶州知州、通判、知州、知县的留缺制度，皆前述与道府留缺制度相同。此外，大挑举人分发之知县，不仅升调后所遣选缺归督抚提名奏请留补，其因病、故、休三项所遗之选缺，亦准督抚留补。
5、选缺。以上4种外，均为选缺。
（五）佐杂。从六品以下首领（州吏目、县典史）、佐贰（州同知、通判、县丞、主簿等）、杂职（驿丞、巡检等），通谓之佐杂。在要缺州县（如直隶遵化州、易州等），其缺位为留缺；布政司库大使属于拣选缺，各省有分发试用之员，遇缺皆准其留补。州吏目缺出，只准捐输指缺分发者留补（其余分发试用的从九品之员，不准留补）。除上述情况外，佐杂缺出，分别咨吏部调任和咨吏部铨选。
（六）教职（府、州、县教授、教谕、训导）。同佐杂，有部分要缺，其缺出，由各省于实缺教职内咨吏部调补；其余缺为空出，皆由督抚咨吏部铨选。
（七）盐官。同佐杂。
